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【テンプレート付き】スムーズに休暇に入るために行いたい簡単10ステップ

Sprout Social

本記事は、10 Simple steps for a smoother work vacation (with template)
翻訳・再構成したものです。
配信元または著者の許可を得て配信しています。

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読了時間 : 約6分17秒

あなたが仕事で忙しいチームの一員であれば、休暇の準備をするのはとても大変なことです。皮肉な話ですよね?しかし、今日の労働者が休暇を取ることを怠っている率は驚くべきものです。オフィスで燃え尽き症候群と闘う人が増えている今は特にそうです。2018年には、55%以上の労働者が割り当てられたPTOを実際に使用していないことを考えてみましょう。これは650億ドル以上の手当が無駄になったことを意味します。

 

でもよく聞いてください。PTOのための準備のストレスが、充電したり休暇を楽しんだりする能力よりも優先されるべきではありません。COVID-19の施行を受けて、リモートワーカーは休暇を断ち切り、休暇のためのスペースを確保するために、これまで以上に多くの助けを必要としています。

 

(完全にストレスを感じるなくできる)PTOの準備をするための10のステップ

無限のTo Doリストのソースとして今後のPTOを見るよりも、我々は10のシンプルなステップにプロセスを分解しました。以下は休暇に出発する前にやるべき10つの重要なことです。また、これらのステップをテンプレートに変換して、同僚のために必要な情報を簡単に要約することができます。

 

PTOのテンプレートをダウンロード

 

1. 完全に仕事をしないのかどうかを決める

まず第一に、あなたは完全に仕事をしないつもりですか、または休暇に仕事をするつもりですか?ここに正解はありません。確かに、完全に仕事をしない休暇をとることによる精神衛生上の利点は十分に証明されています。しかし、あなたの役割や会社の方針によっては、完全に仕事から離れることができない場合もあります。

 

78%の人が「仕事にアクセスできる場合にのみ休暇を取る」と答えていることを考えると、オフィスを離れている間に少なくとも何かをするのは(良くも悪くも)当たり前のことなのです。

いずれにしても休暇中のオンコールを避けるために、いくつかの基本的なルールを決めておくことをお勧めします。例えば、同僚にはメールでしか連絡が取れないこと、朝か夜の時間帯にしか返信しないことを明確にしておきましょう。同様にチェックインにはSlackを使うが、電話やメールは使用禁止であることを伝えるのもいいでしょう。

 

2. 可能であれば、事前にPTOの計画を立てておく

これは当たり前のことのように思われるかもしれませんが、PTOの前に自分自身や同僚に注意を促しておくことは、双方にとってメリットがあります。なぜでしょうか?それは、会議やキャンペーンの調整をしながら、前倒しで仕事を始めることができるからです。一方、同僚は自分の期待に応えられるようになり、大量の仕事に振り回されずに済むようになります。

 

このことを伝える簡単な方法は、数週間後のチームミーティング中に、またはカレンダーの招待状を知っておく必要がある人に送ることかもしれません。理想的には、休暇の準備をすることは、土壇場で慌てて急いですることではありません。PTOは自分のスケジュールだけでなく、同僚のスケジュールにも影響を与えることを忘れないでください。2、3日前の通知でも感謝されるでしょう。

 

3. 信頼できる同僚に仕事を任せる

同僚のためにTo Doリストを残して、それをあなたの一日の仕事だと思い込む過ちを犯さないでください。その代わりに、同僚に話をしてください。できれば直接会って、説明責任を果たすために確認のメールを送ります。あなたが助けを必要としていることを伝えておきましょう。

 

実際に会話をすることで、同僚が何をすべきかについて抱いている可能性のある質問を発見することができます。信頼している人に仕事を任せるのは当然ですが、自分自身が仕事に追われていない人にも仕事を任せるべきです。

 

余談ですが、同僚を褒めてあげてください。私たちの中には、仕事で完全にかけがえのない存在だと感じる人もいるかもしれませんが、休んでいるからといって、世界は(ほとんどの人が)終わるわけではありません。

 

4. チームが必要なツールにアクセスできるようにする

想像してみてください。あなたはソーシャルメディアマネージャーで、会社のTwitterアカウントを後輩社員に任せています。しかし毎週のQ&Aを行う時期になると、その社員はソーシャルアカウントから締め出されてしまいます。投稿も質問も何もできません。

 

これもまた同僚と話し合って、彼らが適切なツールと権限を持っているかどうかを確認する必要があることを物語っています。例えば、Sproutではチームメンバーに特定のアクセス権と権限を与えることができます。休暇の準備をする際には、同僚にソーシャルアカウントへのアクセス権を与えることが重要です。

ソーシャルメディアの承認プロセスを持つのと同じように、休暇の準備をしている間に同僚がツールをテストドライブし、パスワードをダブルチェックすることが重要です。

 

5. 事前にできるだけ自動化してキューを作る

このヒントは、ソーシャルメディアで仕事をしている人にとって特に重要ですが、メールや広告キャンペーンのマネージャーにも当てはまります。安心してもらうためにも、PTOの準備をしている間にキャンペーンのスケジュールを事前に決めておくといいでしょう。事前にメッセージを準備しておけば、クリエイティブやコピーの最終決定権はあなたにあります。

 

あなたがソーシャルメディアマネージャーなら、スケジューリングツールを使って会社のカレンダーに基づいて投稿をキューに入れることができます。Sproutのプラットフォームでは、写真やキャプションなどのアセットを管理することができ、必要に応じて素早く編集したり変更したりすることができます。ソーシャル投稿をキューに入れることで、休暇の準備を前倒しで行うことができます。

 

 

6. オフィスのオートレスポンダーの簡単な下書きをまとめておく

外出先での自動応答メールの作成は、人々の期待を管理するという二重の役割を果たすと同時に、いつまた連絡が取れるか(または他の連絡方法)を正確に知らせることにもなります。休暇中に受信トレイにアクセスできない場合は、その旨を明確にしておきましょう。良いニュースはGmailのオートレスポンダーを数分で簡単に設定できることです。

社外からの返信は、特に長文や詳細な内容である必要はないことを覚えておきましょう。ここでは、要点をストレートに伝える効果的な社外向けのメッセージの例を紹介します。

 

こんにちは。
メッセージありがとうございます。
私は[日付]から[日付]まで外出しており、メールにアクセスすることができません。日付]に戻ってきたら返信します。
お返事は[日付]に戻ってきてからになります。
[あなたのお名前]

 

短くて、簡潔で、要点を突いています。これがどのように機能するかわかりますか?あなたは間違いなくオフィスの外のメッセージにいくつかのパーソナリティを追加することができますが、シンプルなトーンは、おそらくあなたが対応可能ではないことをすぐに理解してもらうために最適です。

 

7. PTOを会社に見せる

休暇の準備をしている間に、あなたの仕事範囲からすることができるタスクは、どれもプラスになります。例を挙げれば、休暇を取っていることを知らせるために人を追いかけ回す必要はありません。直接会って話をしたり、オートレスポンダーを設定したりするだけでなく、会社のカレンダーにPTOを含めることも検討してみましょう。

 

あなたの会社がSlackを使っている場合は、Slackのカレンダー機能を使ってPTOを公開することができます。

Slackでは、従業員のPTOのイベントリマインダーを作成することもできます。これは大規模なチームや、他部署(営業、人事)の誰かが連絡を取ろうとしている場合に特に便利です。

PTOを公開するのはSlackだけに限ったことではありません。同じロジックは、Googleカレンダーやチームがスケジュール管理に使用している他のツールにも適用されます。

 

8. プロジェクト管理ツールを使ってチームに進捗状況の追跡を促す

仕事で手放せなくて困っていて、留守中にプロジェクトがスムーズに進むようにしたいと思っているとしましょう。そんな時こそ、Trelloのようなプロジェクト管理ツールが便利です。カンバンボードを使えば、誰が何に取り組んでいるのか、プロジェクトがどのように進んでいるのかを明確に把握することができます。これは留守中にチームの進捗状況を確認したい場合だけでなく、チームとして働く個人の説明責任を促すのにも役立ちます。

このような視覚的な進捗報告書を持つことは、休暇から戻ってきたときに、あなたの部署で何が起こっているかを一目で見ることができるので、あなたの仕事をはるかに簡単にすることができます。

 

9.(休暇前と休暇後で)計画がすべてできない場合でも、焦らない

休暇の計画に関しては、すべてが「完璧」でなければならないと自分にプレッシャーをかけすぎないようにしましょう。緊急事態が発生することもありますし、土壇場での休暇もあります。急に会社を休んでしまって、PTO計画を守れなくなっても、慌てないようにしましょう。同じように、帰ってきてすぐに「受信箱ゼロ」を達成しようと無理をしないでください。上記のヒントに従うだけで、あなたの仕事量は管理しやすいものになるはずです。

 

10. ワークスペースを清潔に保つ

おそらく仕事の休暇の準備をしている間に最後にすることは、机の上を片付けることでしょう。簡単なことですよね?しかしこれは同僚のためだけの礼儀ではなく、リモートワーカーにとってもメリットがあります。掃除は精神的にも有益であり、休暇後に仕事に戻ったときに「白紙の状態」で仕事に打ち込むことができます。掃除をすることは休暇を取る準備をするときに、電話や受信トレイから離れるための方法でもあります。

 

これでガイドは終了です。休暇の準備とは、あなたにとってどのようなものでしょうか?バケーションを実際に楽しみ、あなたがいない間に同僚が簡単に手綱を取ることができるようにしたいのであれば、ちょっとした計画を立てておくと良いでしょう。上記の休暇チェックリストに従うことで、安心してPTOを取得することができます。テンプレートをダウンロードして、次の休暇に向けてこれらのステップを実践しましょう。

 

PTOテンプレートのダウンロード

 

効果的な計画を立てることは、ソーシャルメディアマネージャーにとって重要なスキルです。また、マーケッターとしてレベルアップするにはどうすればいいのかについては、必須のソーシャルメディアスキルのガイドをチェックしてみてください。

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