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ビジネスメールに費やす1日あたりの平均時間はなんと「84分」!ビジネスメールを改めて考える。

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Web業界で働く方もビジネスコミュニケーションのツールは「メール」「電話」「直接会う」がメインだと思います。もちろんSkypeなどのオンライン会議ツールを使われている方も多いかと思いますが、これらはメインというよりもあくまでサブ的な使われ方ではないでしょうか?

 

一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表した統計によると、

 

bm1(※同調査レポートより抜粋)

 

これら上位3位は2011年からほぼ変化なくトップ3を構成しているそうで、あくまで取引先の都合に合わせるのがビジネス界。「ファックス」(29.05%)がいまだに第4位のコミュニケーション・ツールにランクインしていることが、この状況を象徴しているかのようです。

 

「ビジネスメール1日の平均通数、送信は約12通、受信は約55通」

「仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間は7分」

 

さらにそのメインツールである「メール」ですが、平均送信通数が12通で平均所要時間が7分なら「84分」。1日8時間勤務だと仮定すると、17.5%もの時間コストを傾けていることになりますね。これを週5日換算すると「週あたり7時間」、20日勤務で「月あたり28時間」になります。

 

あくまで平均なのでもちろん職種によって差が出ますが、「ビジネスメールを的確かつ素早く作成する」スキルは立派なビジネススキルと言えそうです。

 

 

「1日(24時間)以内に、返信がほしい人は86.24%、実際に返信をしている人は93.92%」

 

実際に求められるレスポンス速度も「24時間以内」が8割を上回っており、翌日になればもう「お返事が遅くなり、大変申し訳ございません」の謝辞をメール文頭につけるのが適切であることがうかがえます。

 

またメールを不快に感じる理由として、

 

「文章が曖昧」(33.28%)

「文章が失礼」(31.93%)

「文章が攻撃的」(26.60%)

「必要な情報が足りない」(26.52%)

「メールが読みづらい」(24.66%)

 

が指摘されており、「人のふり見て我がふり直せ」なところでもありますね……。

 

 

いずれにしても手間がかかる割に情報伝達の点でさほど効率的とは言えない

メール。ですが「メール」がビジネスコミュニケーションのメインツールであり続けることは、おそらく今後数年も変わらないでしょう。

 

1日の業務の20%近くを占めるメールコミュニケーションですから、一度本レポートに目を通されて、自身のビジネスメールの改善点を検討されてみてはいかがでしょうか?

 

 

▼「ビジネスメール実態調査2016」

http://businessmail.or.jp/result2016

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