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【大量のEメールに悩んでる…】Eメールをシンプルに管理する方法!

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多くの人が大量のメールを受信します。

引き合いのEメールもあればクライアントとのコミュニケーション、明らかなスパムの場合もあるでしょう。

 

 

Slackを使うと、受信するEメールを減らせますが、私の場合、それでも1週間に1000通を超えることもあります。

 

 

Eメールには好き嫌いがあります

好きなEメール

自分から送信するEメールはタイミングを好きに取れるため、「好き」です。また、メールによるコミュニケーションでは後から内容を参照できますし、スレッド化されるため特定のタイトルを探すのも簡単です。

 

 

嫌いなEメール

相手から受信するEメールはタイミングが合わないと作業の妨げになるため「嫌い」です。

文章のトーンや響きの解釈が問題になる場合も多いです。ただ、Eメールからは簡単に想像を膨らませられます。

このようなことを考慮した上で戦略を練りEメール管理ツールをいろいろ試しました。

 

 

 

Eメール管理のコツ3つ

携帯電話のEメール通知をオフにする

Eメール通知が来て大事な人との話を中断されたくないのでEメールの通知をオフにして会話に集中できるようにしています。

 

それでも、Eメールが届くこと自体は変わりません。私はオフィスから外出する時にEメールが完全に届かないようにしたことがありますが、それでは仕事になりませんでした。Eメール管理は通知を消すだけではダメなようです。

 

 

Eメール停止

email①

仕事以外の時もEメールをチェックしたくなってしまいます。通知がなくても時間があるとEメールをついチェックしてしまいます。たいていは夜や週末ですね。特に問題ないという人もいるようですが、私の場合、2つの問題がありました。

  • ・オンとオフの切り替えができない
  • ・本来集中すべき家族や友達に配慮できない

 

この問題に対する対処法がInbox Pauseです。

 

Inbox PauseはBoomerangの2012年のハッカソンプロジェクトの結果生まれました。このプラグインを使うと、Eメールが設定した期間、受信ボックスに入るのを停止できます。

Eメールが受信箱に表示される日時を指定できます。これによりEメールのチェックが1日2、3回で済みます。

 

 

Eメールリマインダ

email②

私はこれまでにいろいろなアプリを使ってEメールをリマインダ形式にしました。つまり、受信箱から削除し、設定した日時に表示されるようにしました。

重要なEメールを削除しても後でリマインダが表示されるため、忙しく、大量のEメールを受信する場合に役立ちます。

Eメールのチェックにあまり携帯電話を使いたくないので無料のBoomerangサービスに切り替えました。

クリック一つで受信箱にEメールが再表示される日時を変更でき、Eメールの返信をもらっていない場合に気付かせてくれます。

 

 

その他のEメールツール

Boomerangの宣伝のようになってしまいましたので、他のツールも紹介しておきます。

RapportiveはGmail上でLinkedInのプロフィールを表示します。つまり、新しい知り合いに素早くコンタクトが取れます。

HupSpotは販売網を管理できます。このGmailプラグインを使うと、HubSpot上でEメールをクライアントのプロフィールと接続できます。また、開封済みEメールの検索や「定型句」(テンプレートによる返信)の挿入など役立つ機能も備えています。

 

 

 

※本稿は 「Simple email management solutions」を翻訳・再編集したものです。

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