ソーシャルメディアは今日の企業にとって「単独のアクション」であることはめったにありません。コンテンツの作成から配信などの過程で、コラボレーション（共同）することはソーシャルキャンペーンを成功させるための鍵です。
たとえば、
・ソーシャルコンテンツを最適化する人は誰ですか？
・スケジューリングの責任者は誰ですか？
・出版するために最終判断をするのは誰ですか？
チームワークは、現代のマーケティング担当者にとって非常に重要ですが、全員が共有認識を持ち取り組むことは難しくなりつつあります。最新のSprout Social Indexによると、コンテンツの公開はマーケティング担当者にとって大きな課題の一つとなっています。
だからこそ、ソーシャルメディアの承認プロセスをまとめる必要が出てきました。この記事ではチームを結び付け、より効率的にするワークフローを作成する方法についてを説明します。
ソーシャルメディアの承認ワークフローを作るための6つのステップ
承認プロセスに対して「万能」なアプローチはありません。チームの規模に基づいて自由に構築することができます。以下に、代理店・大規模なマーケティングチーム・仲介者にとって、公平なコンテンツ承認ワークフローの重要なステップを説明しています。
1. チームを組み立て、意思決定者を決定する
まず第一に、コンテンツワークフローの主要な担当者を見つけ出す方法です。メッセージの微調整から投稿の最適化まで、ソーシャルプレゼンスに関わる部分に責任を持つさまざまな担当者が存在します。
たとえば、チームには次の組み合わせが含まれます。
・ソーシャルメディアとコミュニティマネージャー
・コンテンツクリエイター、デザイナー、コピーライター
・Cレベルのエグゼクティブ
・他部門のチームメンバー(営業など)
Sprout Social のようなチームコラボレーションツールを使用すると、これらを明確に定義できます。
・ソーシャルチームにメンバーを追加しますか?
・投稿に対して最終判断を行う担当者を入れますか？
このように、チームのサイズにかかわらず、Sprout ではコンテンツを動かすことができる作成者とワークフローを指定できます。
役割の定義は、承認プロセスにおいて重要なステップです。要するに、ソーシャルメディアの承認プロセスに関与している人を決めて、物事を承認する役割を担います。
同様に、コンテンツをアップロードして、改訂を行う権限を持つユーザーも決めます。
ソーシャルメディアの承認ワークフローに何人の人を含めるかという点に関しては、可能な限り小さい数にすることをおすすめします。これにより問題を回避し、コンテンツが人から人へタイムリーに移動することが可能です。チームとしては、コンテンツが公開される前に、コンテンツを実際に見る必要があるユーザーを決定しましょう。
2. ソーシャルアセットと成果物を整理する
ソーシャルメッセージをまとめるのは、かなり簡単に思えるかもしれませんが、次の事項に関する意思決定と議論を考慮する必要があります。
・ブランド上のソーシャルキャプションの作成
・任意のソーシャル投稿の写真やビデオを選択
・関連するプロモーションやページへのリンクの提供
・お客様の質問や懸念事項への対応
また、何百、何千もの顧客とやり取りしているビジネスの場合、これら全てにおける対応を整理することが必須です。
そこで、Sprout のアセットライブラリのようなツールが役に立ちます。特定の写真やコンテンツの場所の整理が困難になることなく、チームメンバーが 1 か所にアクセスすることで全てを把握できるようになっています。
クリエイティブが必要になるもの以外にも、Sprout では、顧客の質問や懸念事項に対する定番の返答を保存することもできます。これにより、顧客を間違った方向に向けたり、自由に指示したりするリスクをおかすことなく、懸念事項に迅速に対処することができます。
3. ソーシャルメディア承認タイムラインの確立
コンテンツワークフローを確立する最大の利点の 1 つは、コンテンツに対して早急に対応しなくてはいけない状況を未然に防げるということです。
理想としては、ソーシャルメディアの承認プロセスによって、決められたスケジュールに沿って物事を進めることができます。投稿のタイムラインを指定する必要があるだけでなく(1日または1週間に何回かはなど)、承認されるまでにかかる時間も考慮されます。時間に敏感なソーシャルメディアキャンペーンを実行している場合は、これを行うことが特に重要です。
たとえば、投稿を公開するために送信されてから、 24 時間または 48 時間以内に承認されると予測できるようになります。これにより、チームメンバーはスケジュールに対して、少し余裕があるだけでなく、タイムリーに行動を起こすことができます。
Sprout のカレンダーは、任意の時点でコンテンツカレンダー (日、週、月) の全体像を提供しています。これにより、ソーシャルチームの全員が、どのコンテンツが出版の準備ができているのか、何が承認を必要としているのかをすぐに理解することができます。
4. ブランドに対する声とスタイルガイドは一貫性を保つ
コンテンツワークフローに取り組む共同作業者が多ければ多いほど、ブランドに対する声に注意を払うことが重要となります。ワークフロー内の担当者が次の担当者にメッセージが渡すということは、その担当者自身のクリエイティブな視点から物事を見る機会を与えているということです。しかし、ブランドの雰囲気がその承認プロセスで失われることは避けなければなりません。
例えば、伝統的なブランドがどこからともなくミームとなるのはよくありませんよね。これは、スタイルガイドを持つことの重要性を物語っています。それに、チーム内でブランドに対する声や価値に一貫することで、そのブランドが何なのかについてをチームメンバーに知らせることも可能です。これにより、ソーシャルチームの新しいメンバーや、ビジネスに詳しくない可能性のある第三者の共同作業者の参加が容易になります。
5. 最適化を忘れないこと
ソーシャルメディアの承認プロセスを作成する場合は、ユーザーへのコンテンツリーチについて考慮しているはずです。公開されている各ネットワークに基づいて、各投稿を最適化することを忘れることはできません。文字数制限とオーディエンスの人口統計の間で、Twitter、LinkedIn、Facebookへの投稿はそれぞれ全く異なる最善となる実践方法と最適化の機会があります。
公開を行う前に、各投稿が適切に最適化されていることを確認してください。たとえば、Sprout のハッシュタグ分析では、投稿先に関係なくコンテンツに人気のある関連タグを表示することができます。
6. 発行と承認のスケジュールに考慮する
承認ワークフローの最後の部分は公開することです。この段階ではあまり考えることはないと思っていませんか？でも、コンテンツが公開されるタイミングをどのように決定しているかを知っていますか?
承認のタイムラインがあるのと同様に、コンテンツ公開とスケジュール設定のタイムラインにも考慮する必要があります。これは、チームとフォロワーのWin-Win関係を構築するためです。
それに顧客向けのコンテンツを定期的に作成して公開する際に、承認の一貫したリズムとルーティンを作り上げます。一貫性はソーシャルメディア上でとても重要です。Sproutを使用すると、特定のタイミングに基づいてコンテンツを計画したり、フォロワーが最も関与しているときに公開するために、ViralPostのような機能を使用することができます。
ソーシャルメディアの承認プロセスを構築するメリット
ソーシャルメディアの承認プロセスを確立することは、今日のマーケティング担当者にとって優先的に扱うべき問題です。これには、時間を初期投資する必要があります。しかし、長期的にみるとこの投資はかなり価値があります。コンテンツ承認ワークフローを使用することで、最終的にビジネスにメリットをもたらす方法について簡単に説明します。
マーケティング担当者のための通知の混乱とカオスな状況を減らす
マーケターとしての業務の負担を減らすことは良いことです。これは、Slack通知に埋もれたり、ソーシャルコンテンツを公開するために前後の電子メールチェーンを通して厳密に調べる必要がないことを意味します。
Sproutのようなツールを使用することで、ソーシャルコミュニケーションはすべて1つの場所に集約されます。これにより、迷惑メールフォルダで見落とされたり、メッセージが埋もれる可能性が低くなり、可視性が向上します。
タスク、To-Do、承認を追跡する機能は、ソーシャルキャンペーンで「次にすべきこと」を示してくれています。
スケジュールで貴重な時間を取り戻す
上記のポイントに加えて、ソーシャルメディアの承認と公開のために単一のプラットフォーム内で業務を行うことは、時間の節約につながります。また、FacebookからInstagramに至るまで、すべてのクリエイティブさの統合が可能です。個々のネットワーク間でやりとりを行うのはなくSproutを使用することで、公開先にかかわらずソーシャルキャンペーンのすべてを管理できます。
不必要な間違いやダメージコントロールを避ける
これはとても影響が大きいので、注目すべき点です。危機管理モードに入らないようにするには、ソーシャルメディアの承認プロセスが必要です。
チーム内の複数のユーザーがコンテンツのダブルチェックを行う場合、次のような不必要な間違いを避けることができます。
・リンク切れ
・インセンティブまたはオフブランドのツイートや投稿
・誤報
・誤ったプロモーション
上記に挙げた間違いは、ブランドの評判と結果にダメージを与える可能性が高いです。定義された承認プロセスによって、これらの間違いを発見し早期に対応する方が、明らかに面倒を避けられます。
ソーシャルメディアの取り組みに対する説明責任
企業は、ソーシャルチームの仕事に対する責任を正当に負うべきです。ソーシャルメディア予算の妥当性からキャンペーンへの個々の貢献度にまで、承認プロセスの追跡は非常に重要です。マネージャーは、マーケティング担当者たちがどのように協力し合い、誰がどの役割で何をしているのかを理解できるようにしなければなりません。
Sproutのようなツールは、ソーシャルメディアの承認プロセスを追跡することができます。この追跡には、コンテンツをアップロードしてワークフローを移動するユーザーだけでなく、そのコンテンツが事後にどのように実行されるのかも含まれます。
ソーシャル メディアの承認プロセスのポイントは、チームの効率を高め、かつ作成するコンテンツが顧客に適しているかどうかを確認することです。ワークフローを監視および評価をすることで、チームの個々のメンバーがその作業にどのように貢献しているかを見ることができます。
ビジネスゴールを連携する
リモートチームや分散チームの割合が高まっていることから、今日のチームにとってコラボレーションが期待されています。一緒に働くことは、目標を確立することを意味します。ソーシャルメディアの承認プロセスを使用すると、外部のチームと共に、キャンペーンを改善するためのインプットとインサイトを提供できます。
たとえば、販売とマーケティングの連携により、両者の成果が向上するということがわかっています。ソーシャルメディアとその他の一連のビジネスは別々にするのではなく、部門と意思決定者が統合することで、キャンペーンとビジネスゴールを連携できるように検討してみましょう。ここまでに伝えたことが、承認プロセスを作る上で必要なことになります。
あなたのソーシャルメディアの承認プロセスについて
マーケティング担当者は、もはや承認プロセスなしに良いコンテンツを即興で作ることはできません。ソーシャルメディアの承認ワークフローを定義することで、ビジネスがチームとして働き、可能な限り最高のソーシャルコンテンツを制作する力を発揮できます。それに、そうすることで不必要な間違いを避け、かなりの時間を節約することが可能です。
上記のヒントとSproutのようなツールは、それを実現するための鍵となるはずです。ソーシャルマーケティングの取り組みを合理的にするために、当社のプラットフォームで何ができるかについて少しでも興味がある場合は、デモをリクエストしてご自身で確認してみてください。
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