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PDFファイルを安全に変換・編集するツール「Able2Extract」を使いこなして効率アップを目指そう!

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本記事は、Able2Extract: A Tool To Securely Convert And Edit PDFs
翻訳・再構成したものです。
配信元または著者の許可を得て配信しています。

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読了時間 : 約4分19秒

PDF(Portable Document Formatの略)は、誕生から24年が経ちました。情報をアーカイブし、共有するための文書フォーマットとして、最も人気があり、最も広く利用されているものとなっています。問題は、「なぜPDFファイルのフォーマットはこれほどまでに人気があるのか?」ということです。

 

PDFで情報を保存することには、様々な利点があります:

 

・プラットフォームに依存しないため、どのOSでも閲覧できる
・電子的なフットプリントを残すことなく変更することができる
・品質を損なうことなく、サイズを圧縮できる
・文書の書式を維持できる(たとえば、レイアウトが変わらない、など)

 

そのようなPDFファイルに閉じ込められた情報を、そのまま保存して見せるだけでなく、操作したいというニーズが、時間の経過とともに生まれてきました。何らかの理由で、PDF形式にロックされたコンテンツを変更する必要がある場合には、専用のPDFツールが必要になります。

 

そのため、多くの企業がPDFソフトのビジネスに参入することになりました。もちろん、PDFソフトといえば、Adobeが真っ先に思い浮かぶでしょう。そもそも、PDFというファイル形式を作り出したのは、Adobe社ですからね。ですが、Adobe Acrobatはかなり高価であるため、代替ツールとして、市場にはチェックする価値のあるものが多く出回っています。

 

その中でも特に注目したのが、Able2Extractです。これは、カナダのInvestintech.com社によって開発されたPDFツールです。Investintechは新参者ではありません。2000年に設立された同社は、時の試練に耐え、PDF作業の自動化におけるマーケットリーダーのひとつと位置づけられています。

 

そのため、この記事ではAble2Extract Professionalを使用するべき理由の上位3つをご紹介することにしました。

 

シンプルであること

誤解を恐れずに言えば、洗練されたツールを必要とする場合、シンプルであることは必ずしも良い特徴とは言えません。しかし、PDFソフトウェアで作業する必要がある場合には、素晴らしい特徴であると言えます。結局のところ、日常の作業では、おそらく高い学習曲線【学習や経験を積むほど効率的、効果的にタスクをこなせるようになること】を伴う複雑なツールで自分自身に負担をかけたくありません。時間は貴重なものであり、使いやすいツールがあれば、締め切りに追われているときに大きな差が生まれます。

 

その点では心配ありません。直球勝負がお好きなら、Able2Extractはまさにお勧めのツールです。インターフェイスは、すっきりとしたミニマル調でありながらも効果的です。ドロップダウン式のナビゲーションメニューとコマンドツールバーはプログラムウィンドウの上部にあり、数回クリックするだけで与えられたタスクを実行することができます。さらに、右側にパネルがあり、PDF変換または編集モードを表示しているかどうかにかかわらず、様々なオプションを提供します。

 

汎用性の高さ

Able2Extract の主な強みは、その汎用性の高さにあります。ほとんどのPDFツールが単一のPDF操作機能に焦点を当てているのに対し、Able2Extractは、PDFの作成、変換、編集、および注釈を可能にするオールインワンのPDFパッケージソフトと言えます。

 

PDFの作成と変換

印刷可能なファイルであれば、Able2Extract はそのファイルからPDFファイルを作成することができます。さらに、このソフトウェアは、PDFファイルを複数の異なるファイル形式(MS Word、Excel、HTML、PowerPoint、Open Officeなど)に変換することができます。変換は、開く、選択、変換、の3クリックで実行できます。

 

スキャンしたPDFファイルからコンテンツを抽出する必要がある場合、OCR技術の機能により作業が完了します。もうひとつの特筆すべき変換機能は、バッチ変換機能です。PDFファイルをひとつずつ変換する代わりに、PDFファイルを含むフォルダ全体を変換し、プロセスにおける貴重な時間を節約することができます。

 

PDFの編集

Able2Extractは、PDFの編集において、ページレベル、コンテンツレベルで変更と修正ができます:

 

・ページレベルの編集 – Able2Extractは、移動、回転、サイズ変更、拡大縮小、削除など、複数のページ編集オプションを選択できます。また、複数のPDFファイルを分割・結合することもできます。

 

・コンテンツレベルの編集 – PDFファイル内のテキストやグラフィックのコンテンツを編集することができます。テキストデータの追加や削除、フォントスタイルやサイズの指定と調整、配置や行間の調整などが可能です。さらに、魅力的なPDFコンテンツを作成するために、画像やベクトル図形を追加したり削除したりすることができます。

 

PDFの注釈

ビジネスチームはしばしば巨大なプロジェクトに取り組み、チームメンバー間のコラボレーションは、特に多くのPDF文書が関係している場合、時として問題になることがあります。Able2ExtractのPDF注釈機能を使用すると、同じPDFを扱うメンバー間のコラボレーションを大幅に改善することができます。

 

基本的に、12種類の注釈機能の中から1つを選択することができます:付箋、リンク、フリーテキスト、ハイライト、アンダーライン、波線、取り消し線、スタンプ、脱字符号、ポップアップ、ファイル添付、ウォーターマーク。このうちのいずれかを使って、文書の重要な部分を強調することができ、受信者は必要に応じて注釈を迅速に修正し、それに基づいて作業することができます。適切な注釈ツールがあれば、ミスの可能性を減らし、チームのコラボレーション、協力、ワークフローを向上させることができるのは明らかです。

 

安全であること

PDFには、他の文書と同様に、非常に機密性の高い情報が含まれていることがあります。例えば、様々な機密契約書や銀行明細書は、誰もが閲覧して良いものではありません。Able2Extractのようなプロフェッショナルなツールは、安全性に優れています。

 

Able2Extractには、機密性の高いPDFファイルの機密性を維持するために役立つ方法がいくつか用意されています。機密情報の不正閲覧を防止するために、PDFを保護する範囲に応じて、2つのオプションのいずれかを選択することができます:

 

・パスワードによる保護 – PDFファイルにアクセスできる人物を一人に特定したい場合、文書をパスワードで保護し、異なる権限を設定することができます。この方法で、文書を扱う際の受信者の選択肢を制限することができます。

 

・コンテンツの再編集 – 文書へのアクセスを拒否することなく、機密情報を含む文書の一部を伏せたい場合は、自由に再編集オプションを使用できます。

 

最後に

日常的にPDFファイルを扱う限り、Able2Extractには多くの利点がある、と結論づけることができます。しかし、このツールを使用する理由はこれで終わりではありません。この記事だけではカバーできないほど、あまりにも多くのことがあるのです。Able2ExtractのようなプロフェッショナルなPDFソフトウェアが提供している、多くの利点を利用することができます。Windows、Mac、Linux のいずれかの無料トライアルをダウンロードし、PDF文書の処理を始めてみてはいかがでしょうか。

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